制作会社の「顧客管理」が機能しない、よくある4つのパターン
CRMという言葉を聞くと、営業マンが商談の進捗を入力する画面を思い浮かべる方が多いと思います。BtoB営業会社のCRMはそれで合っています。ただ、制作会社の顧客管理はそれとはちょっと違う形をしています。何が違うのかを、現場でよく見るパターンから書き起こしてみます。
パターン1：名刺管理アプリに入れて満足する
一番多いのがこれです。打ち合わせで交換した名刺をスマホで撮影して、SansanなりEight Teamなりに登録する。これで顧客情報の整理は終わった、と思っている会社は本当に多いです。
問題は、名刺アプリに登録された情報は「人と会社の連絡先」しか入っていないことです。その人がどんな案件を発注してくれたのか、どんな修正の癖があったのか、どんな予算感の会社なのか——こうした「次の仕事につながる情報」は、名刺アプリの中にはありません。半年後にその人から問い合わせが来たとしても、名刺アプリを開いて出てくるのは肩書きと電話番号だけです。
これは名刺管理ツール自体が悪いわけではなく、設計思想がそこまで踏み込んでいないというだけの話です。Sansanの公式説明でも、「名刺をデジタル化して全社で共有する」ことが中核機能として位置づけられています（Sansan公式）。それ以上の顧客資産化は、別の仕組みでカバーする必要があります。
パターン2：営業担当の頭の中にだけ顧客情報がある
中小規模の制作会社で特に多いのがこれです。「あの案件の窓口は田中さんだったよね」「あそこの社長は赤系の色が好きだから」みたいな情報が、特定の営業担当やディレクターの記憶の中だけに溜まっていきます。
その人が休んだり辞めたりすると、顧客情報がまるごと失われます。新しい担当者が引き継いだとき、過去の案件の経緯やクライアントの特性をゼロから掘り起こすことになります。クライアント側からすれば「前にも同じ説明したのに」となって、信頼関係に小さくない傷がつきます。
私が見てきた中で、創業から10年以上経っている制作会社の半分くらいは、創業メンバーが抜けた瞬間に「過去案件のリピート率」が露骨に落ちます。理由は単純で、知識が個人に紐づいていたからです。
パターン3：CRMツールを入れたが運用が続かない
「ちゃんとCRM入れましょう」と決断して、HubSpotやZoho、Salesforceあたりを導入する会社もあります。これはこれで正しい一歩ですが、運用が続かないケースがかなりの確率で発生します。
理由はだいたい3つに集約されます。
1つめは、入力する情報の項目が多すぎること。営業会社向けに作られたCRMは、商談ステージや見込み確度、競合ベンダーといった営業ファネルの情報を細かく取りたがります。制作会社は受注後の作業比率が圧倒的に高いので、こうした項目を埋めるモチベーションが続きません。
2つめは、入力する場所と仕事をする場所が違うこと。ディレクターはタスク管理ツールやチャットで一日の大半を過ごします。CRMを開くのは月一回の営業会議の前だけ、みたいになると、情報の鮮度が一気に落ちます。
3つめは、案件の情報が紐づいていないこと。CRMに「株式会社◯◯」という顧客レコードがあって、そこに「過去案件3件」と書いてあっても、その案件の中身は別ツール（タスク管理、デザイン校正、請求書ツール）にあって、CRMからは飛べない。これだと、結局案件のことを思い出すには別ツールを開かないといけなくて、CRMを見る価値が薄れます。
パターン4：Excelの顧客リストで止まっている
これも本当に多い。社名・担当者名・電話番号・過去案件メモが書かれたExcel（あるいはGoogleスプレッドシート）が共有フォルダに置いてあって、月一くらいで誰かが更新する。
Excelは便利ですが、案件の進捗とは連動しません。新しい案件が始まっても、終わっても、Excelには手作業で記入しないと反映されません。結果として、Excelの内容は徐々に現実から乖離していきます。半年後には誰も信用しなくなって、結局営業担当が個別の記憶で動くようになります。
名刺管理ツール、CRMツール、案件管理ツールの役割の違い
ここまでのパターンを踏まえて、各ツールが何を解決して何を解決しないのかを整理します。これがわかっていないと、ツールを選んでも運用が破綻します。
名刺管理ツールができること、できないこと
名刺管理ツールの強みは、紙の名刺をスキャンしてデジタル化する精度と、それを組織全体で共有できることです。Sansanは99.9%の精度をうたっており、専用スキャナとスマホ撮影の両方で取り込めます。Eight Teamはスマホ撮影に特化していて、月額19,800円から始められます（10名まで）。
逆に、名刺管理ツールでは「その人と何の仕事をしたか」「次にどんな提案ができそうか」といった案件レイヤーの情報は扱いません。Sansanには「コンタクト履歴」のような機能もありますが、メールやイベント参加といったコミュニケーション履歴の記録が中心で、制作案件の進捗や成果物の管理は守備範囲外です。
名刺管理ツールは「人と組織の連絡先データベース」と捉えるのが正確で、それ以上の役割を求めると不満が出ます。
CRMツール（営業特化型）ができること、できないこと
HubSpot、Salesforce、Zoho CRM、kintone、ferret Oneあたりが代表的です。HubSpotは無料プランがあって最大2ユーザーまでなら永続的に使えるのが強みです（HubSpot公式）。それ以上の規模や機能を使うなら有料になります。
これらのCRMが得意なのは、リード獲得から商談、受注までの営業ファネル管理です。「今月この会社と何回接点を持ったか」「商談ステージは何段階目か」「受注確度は何%か」を可視化して、営業活動の最適化を図ります。
ただ、制作会社の業務の重心は受注後にあります。デザイン制作、コーディング、クライアントの修正対応、納品、請求——これらの工程はCRMの守備範囲ではありません。「契約フェーズ：受注済」のレコードに、進行中の案件の中身を書き込むのは無理があります。
「CRMは顧客情報の入り口として使えばいい」という考え方もありますが、案件の現場情報がCRMに集まらない構造は変わりません。
案件管理ツールができること、できないこと
Backlog、Asana、Notion、Trello、ClickUpといったタスク管理寄りのツールから、Brushup、AUNといった制作特化ツールまで、案件管理の選択肢はたくさんあります。これらの強みは、案件単位での進捗管理、タスクの担当割り、コミュニケーションの集約です。
多くの案件管理ツールは「顧客」というレイヤーを一級市民として扱っていません。プロジェクトの中に「クライアント名」をテキストで入れる程度で、顧客レコードを起点に「この会社で過去にやった案件全部」を引き出せる設計になっていないケースがほとんどです。
後付けで顧客機能を作っているツールもありますが、薄いままで止まっているのが実態です。
結局どの組み合わせが現実解か
私の体感では、制作会社の顧客管理は次の3つのどれかに落ち着きます。
1つめは、名刺管理ツール＋案件管理ツール＋CRMツールの3点セットを入れて、間をスプレッドシートや人手で繋ぐパターン。導入コストは高くつきますが、各ツールの最強構成にはなります。ただし運用工数が膨らみます。
2つめは、HubSpot無料版とNotionで間に合わせるような、コストを抑えたDIY運用。小規模なうちはこれで回りますが、案件数が増えると情報の散在が始まります。
3つめは、案件管理ツールに顧客機能が組み込まれているものを使って、入り口を案件に統一するパターン。制作会社の業務実態（案件中心）と整合するので、運用負荷が一番低くなります。LOGLIKEはこの3つめのポジションを狙って設計しています。
制作会社の顧客管理は「案件履歴の集約点」として設計するべき
ここからは、制作会社にとって顧客管理がどういう形であるべきかを書きます。
営業ファネル型ではなく、案件履歴型
繰り返しになりますが、制作会社の顧客管理は営業ファネル型ではなく案件履歴型で設計するべきです。「この会社と過去に何の案件をやったか」「そのときの担当者は誰で、納品物は何で、どんな指摘があったか」が、顧客レコードを開いた瞬間に見える状態が理想です。
なぜそれが重要かというと、制作会社のビジネスは新規受注よりリピート受注のほうが利益率が高いからです。新規営業のコストはゼロから関係構築する必要がある分高くつきますが、リピート案件は「前回これくらいの工数でこれくらいの予算」という感覚があるので、見積もブレにくく、コミュニケーションコストも下がります。
リピート受注を取りこぼさないためには、過去案件の情報を即座に引き出せる状態を作っておく必要があります。これが案件履歴型の顧客管理の意義です。
顧客レコードの中身に必要な4要素
私が見てきた中で、案件履歴型の顧客管理がうまく回っている会社は、顧客レコードに以下の4つを揃えています。
1つめは、会社情報と主要担当者の連絡先。これは名刺管理ツールでも持てる範囲です。窓口担当、決裁者、現場担当の3者を分けて管理できると、「誰に見積を送るか」「誰に納品報告するか」の判断が早くなります。
2つめは、過去案件の一覧と現状。受注済み・進行中・完了の各案件が、顧客レコードから1クリックで開ける状態。納品物のURL、当時の見積金額、最終的な制作期間がわかると、次の見積精度が上がります。
3つめは、クライアントの特性メモ。「赤系の色を好む」「修正の戻しが多い」「決裁に2週間かかる」みたいな、人間関係の中で蓄積されたソフトな情報。担当者が変わってもこれが引き継げると、サービス品質の落差が出ません。
4つめは、最終接点日と次のアクション。前回連絡したのがいつで、次に提案する予定が何か。これがあると、こちらから能動的にフォローを入れる判断ができます。
案件と顧客が同じツール内で繋がっていることの意味
ここが肝です。
顧客レコードと案件レコードが別ツールにあって、リンクで繋ぐ運用にすると、必ず「リンクが切れる」「リンクを貼り忘れる」「リンク先が更新されない」が発生します。情報の更新は、それを必要とする人の作業導線の中で自然に起きないと続きません。
案件管理ツールの中に顧客機能があって、案件を作成した瞬間に「どの顧客の案件か」が紐づき、顧客レコードからその案件の最新の状態がそのまま辿れる——この設計だと、ディレクターは普段通り案件管理ツールを使うだけで、顧客レコードが追加の手作業なく最新の文脈とつながった状態に保たれます。
これが、案件と顧客を同じツール内で繋ぐことの本質的なメリットです。「入力する場所」と「仕事をする場所」が一致していないと、顧客管理は必ず形骸化します。
制作会社が顧客管理を整える、4つの実践ステップ
ここまでの考え方を踏まえて、明日から手を打てるレベルで実践ステップを書きます。
ステップ1：顧客マスターを「会社単位」で作り直す
まず、顧客の単位を「人」から「会社」に置き直します。名刺管理アプリは「人」が一級市民ですが、制作会社の発注元は基本的に「会社」です。担当者が異動・転職しても、会社との関係は続きます。
会社レコードを作って、そこに担当者を複数人ぶら下げる構造にすると、担当者の入れ替わりに耐えられます。担当者が変わったら、会社レコードに新しい担当者を追加するだけ。過去の案件履歴は会社にぶら下がっているので失われません。
ステップ2：過去案件を会社レコードに紐づける棚卸しを一回やる
これが地味に効きます。直近1〜2年で受注した案件を全部洗い出して、それぞれを会社レコードに紐づけます。納品URL、契約金額、担当ディレクター、当時の主要連絡先まで揃えておきます。
棚卸しは半日〜1日かかりますが、これをやると会社レコードを開いた瞬間に「この会社と何をやってきたか」が立ち上がる状態になります。営業会議で「今月のリピート営業候補は」と話したときに、過去案件の情報を見ながら議論できるようになります。
ステップ3：受注時に「会社レコードへの紐付け」を必須化する
新規案件を受注したら、必ず「どの会社の案件か」を顧客マスターに紐づけることをワークフローに組み込みます。新規顧客なら会社レコードを先に作る、既存顧客なら既存のレコードに紐づける。これを案件作成のテンプレートに入れて、未紐付けの案件が発生しない仕組みにします。
ここを徹底できないと、案件履歴型の顧客管理は穴だらけになります。「あ、あの案件、顧客紐付けてなかった」が一件でも出ると、信頼性が崩れます。
ステップ4：四半期に一回、顧客レコードの棚卸しタイムを取る
最後にこれです。3ヶ月に一回、30分でいいので、ディレクターと営業で顧客レコードを眺める時間を取ります。「最近◯◯さんの会社、動きないね」「あそこ、来期のリニューアル出るかも」みたいな会話が、そのまま次の営業の種になります。
ツールに情報を溜めるだけだと使われずに腐ります。定期的に「見る時間」を組織の習慣にすることで、顧客情報が生きた資産になります。
LOGLIKEで顧客管理をどう設計するか
ここまでの話を、LOGLIKEを使う前提で運用に落とすとどうなるかを書きます。
LOGLIKEには顧客管理（CRM）機能が組み込まれています。営業ファネル型の重厚なCRMではなく、案件と顧客を直接紐づけて管理するためのシンプルな顧客管理機能です。LOGLIKEを開発するときに最初から考えていたのは、「制作会社のディレクターが普段の案件管理の延長で、顧客資産も自然に蓄積される状態」でした。
案件作成時に顧客と紐づく
LOGLIKEで案件（プロジェクト）を作成するとき、その案件がどの顧客のものかを設定します。新規顧客なら顧客マスターに会社情報を登録してから、既存顧客なら既存のレコードを選択するだけ。案件と顧客の紐付けが、案件を作る作業の一部として自然に発生します。
この紐付けがあると、後から顧客レコードを開いたときに「この会社の案件履歴」がそのまま見えます。進行中も完了も、案件のタイトルから1クリックで案件詳細に飛べます。
案件内のすべての情報が顧客に紐づく
LOGLIKEは案件の中で、タスク（課題）、デザイン校正、請求書ファイル、コメント、ナレッジを管理します。これらすべてが案件に紐づいているということは、間接的にすべて顧客にも紐づいているということです。
たとえば「この会社で過去に校正で揉めたところはどこだったか」を確認したいとき、顧客レコード→案件→デザイン校正を辿れば、当時のやり取りが残っています。「前回の請求書の金額感」を確認したいときも同様で、顧客レコード→案件→請求書管理で辿れます。情報を探すために複数のツールを横断する必要がありません。
顧客単位で過去のナレッジを引き出せる
これが地味に効きます。LOGLIKEにはナレッジベース機能があり、案件で得た学びをナレッジとして蓄積できます。案件と顧客が紐づいているので、ナレッジも顧客単位で振り返ることができます。
「この会社、毎回ロゴの背景色で揉める」「この会社、決裁に2週間かかるから先回りでスケジュール組む」といった、属人化しがちな情報を組織の資産として残せます。担当者が変わっても、新しい担当者が顧客レコードを開けば過去の文脈に追いつけます。
外部パートナーとも顧客情報を踏まえて連携できる
LOGLIKEはパートナー機能（権限設定）で外部のフリーランスや協力会社とも案件を共有できます。パートナーには自分にアサインされたタスクだけが見え、案件名や顧客名は自動で伏せられる設計なので、顧客情報を外部にそのまま開示する形にはなりません。社内側は案件のコンテキスト（過去の経緯、特性、進捗）を踏まえた状態で外注先と仕事ができ、外注先には必要な情報だけが渡る、という分担が取れます。
新しい外注先が案件に入ったときに、過去の経緯がドキュメントとして残っていると、立ち上がりの速度が全然違います。これも、案件と顧客とパートナーが同じツールで繋がっているメリットです。
「結局、何から始めたらいいか」への回答
ここまで読んで「概念はわかったけど、何から手を付ければ」と思った方向けに、現場で動かしやすい順序を最後に書きます。
まず、現状の顧客情報がどこに散らばっているかを書き出してください。名刺管理アプリ、Excel、Googleスプレッドシート、個別の営業担当のメール履歴、過去のSlack——だいたい5〜10箇所に散っています。
次に、その中で直近2年に受注した案件のクライアントだけをリストアップします。全顧客を扱おうとすると挫折します。受注実績のある会社に絞ると、扱う対象はぐっと減ります。
そのリストを、顧客管理機能を持つツールに会社単位で登録します。LOGLIKEを使うなら顧客管理機能で会社レコードを作るところから。HubSpot無料版でもいいですが、案件と紐づけたいなら案件管理機能と一体化しているツールのほうが運用が続きます。
最後に、新規受注した案件は必ず会社レコードに紐づけるルールをチームに共有します。これだけで、3ヶ月後には「この会社、過去に何やったっけ」が即座に答えられる状態になります。
まとめ：顧客は「資産」として設計しないと、ただの連絡先で終わる
制作会社にとって顧客は、名刺の束ではなく過去案件の集積であり、未来の発注の起点です。名刺管理アプリだけで止めると、せっかく一緒に仕事をした相手の情報が「連絡先」のまま終わって、次の発注につながりません。
CRMツールは便利ですが、営業ファネル型の設計が制作会社の実態と合わないことがあります。案件管理ツールは案件は管理できても、顧客レイヤーが薄いことが多いです。これらを別々に持って、人手やExcelで繋ぐ運用は、ほぼ確実に崩れます。
案件と顧客が同じツール内で構造的に紐づいている設計が、制作会社の顧客管理が形骸化しない一番の方法です。LOGLIKEはこの設計思想で開発を続けています。
気になった方は無料トライアルを試してみてください。顧客管理だけでなく、案件・校正・請求まで一つにまとまる感覚を、まずは触って確かめてもらうのが早いと思います。半年後・一年後にもう一度声をかけてくれるクライアントを増やすための土台として、案件と顧客の紐付けは効きます。
